Unit4 Multivers XL
UNIT4 Multivers is geschikt voor ondernemers die graag die funtionaliteit willen die bij hun organisatie past en waarde hechten aan schaalbaarheid. Unit 4 Multivers is modulair uitbreidbaar, u kiest de functionaliteit die bij u past. Volledige functionalteit voor financieel, logistiek en diensten. Standaard geleverd met de Business Connector om met software van derden realtime te koppelen.
Wilt u meer informatie? Download dan hier de brochure of neem contact met ons op.
Unit4 Modules
Financieel De basismodule UNIT4 Multivers Financieel kan zeer eenvoudig worden uitgebreid met talloze aanvullende modules. De modules zijn ingedeeld naar functioneel gebied. Facturering (Logistiek) De module Facturering biedt u de mogelijkheid om uw boekhouding en verkoopadministratie tot een eenheid te smeden. U legt uw factuuropdrachten in UNIT4 Multivers vast en factureert deze op het moment dat u dat wenst. Alle gegevens worden vervolgens door de financiële administratie verwerkt; de journaalpostenworden geboekt in het grootboek, de BTW wordt voor u verwerkt en de openstaande post verschijnt automatisch in de subadministratie Debiteuren. UNIT4 Multivers Facturering biedt u alle vrijheid in het opmaken en versturen van uw facturen. U kunt de factuurlay-out aanpassen aan uw huisstijl en eventueel zelfs voorzien van uw eigen logo. UNIT4 Multivers Facturering is eenvoudig uit te breiden met diverse modules om uw logistieke organisatie mee aan te sturen.
| Financieel | Facturering (Logistiek) |
Met deze module kunt u op een eenvoudige wijze incasso-opdrachten voor uw openstaande posten naar uw bank versturen. U werkt met de module Incasso op een vergelijkbare manier als met 'betaalbaarstelling', bij het Telebankieren. Het verwerken van de betaalde debiteurenfacturen gaat geheel automatisch door de integratie met Telebankieren.
- De mogelijkheden van de module Incasso:
- - Selecteren (handmatig of automatisch) van de te incasseren posten
- - Aanmaken incassobestand ter verzending naar uw bankpakket
- - Storneren van geïncasseerde posten wanneer nodig
- - Integratie met de modules Abonnementen & Telebankieren
Met de module 'Multi-D-verbijzondering' is het voor iedere organisatie mogelijk om veel meer extra informatie vast te leggen bij grootboekmutaties. Niet alleen middels tekst maar juist via talloze velden die vrij door de gebruiker te definiëren zijn. U creëert dus u eigen subadministraties. Het grote voordeel hiervan is dat u een systeem kunt opzetten dat iedereen direct begrijpt en dat zich naadloos voegt in uw organisatie. Verbijzondering is hiermee mogelijk tot 6 niveaus diep.
U beschikt hiermee eigenlijk over een budgetbewakingssysteem. Doordat u nu alle (management)-niveaus kunt definiëren maar niet op het laagste niveau hoeft te budgetteren wordt de toepassing toegankelijker, sneller bruikbaar en kunt u meer uit uw administratie halen.
Deze module genereert automatisch de benodigde gegevens en stelt u in staat de statistiekopgave voor de internationale handel binnen de EU op zeer efficiënte wijze te doen.
De module is volledig geïntegreerd met de overige modules van UNIT4 Multivers. Na het instellen van de basisgegevens (zoals landcodes, goederencodes, goederenstroom, vervoerswijze, verkeersgebied, statistisch stelsel en transactietype) kunt u direct aan de slag. Door bij de debiteuren, crediteuren en artikelen vooraf de juiste waarden in te stellen, bespaart u veel tijd. UNIT4 Multivers stelt namelijk steeds alle noodzakelijke gegevens aan u voor en verwerkt deze vervolgens automatisch voor u.
Een geavanceerde wizard leidt u door het hele aangifteproces, zodat u automatisch een Intrastat-aangifte genereert van uw EU-leveringen en EU-aankopen. Het aangiftebestand stuurt u vervolgens via Internet naar het CBS/INR. Kortom, de module Intrastat biedt u de makkelijkste en efficiëntste manier om steeds weer aan uw verplichting voor het CBS/INR te voldoen.
De Management-Assistent geeft u alle middelen om uw werk als boekhoudend manager nog vooruitziender en aangenamer te maken.
- Het programma bestaat uit een viertal onderdelen:
- - De (persoonlijke) assistent, waarin u al uw criteria in kunt vastleggen en opvolgen;
- - Verkoopstatistiek en Inkoopstatistiek, om uw omzet en inkopen vanuit iedere invalshoek te kunnen volgen;
- - Kengetallen, een overzichtelijk en doeltreffend middel om trends binnen uw onderneming in één oogopslag te kunnen vaststellen;
- - Bedrijfsinfo, een programma waarin u in één oogopslag uw gehele exploitatieoverzicht in beeld hebt.
Grip hebben en houden op omzet en inkopen is voor iedere onderneming van eminent belang. Vandaar dat ook dit onderdeel is opgenomen in de Management-assistent. Uitgangspunt bij deze twee onderdelen is informatievoorziening op een manier waarbij u maximaal overzicht hebt. Gepresenteerd per week, per maand of per kwartaal en zowel cijfermatig als grafisch. Altijd in combinatie met het vorige jaar, voortschrijdend en natuurlijk in bedragen én percentages.
Vaste ActivaMet behulp van de module Vaste Activa kunt u een subadministratie voor vaste activa inrichten en uw vaste activa gemakkelijk invoeren en beheren. Binnen de module Vaste Activa is veel zorg besteed aan de inrichting. Zo kunt u bijvoorbeeld werken met activagroepen en subgroepen. Voor een activum dat voor uw organisatie is afgeschreven of dat u wilt verkopen kunt u bijvoorbeeld het resultaat boeken als vervangingsreserve of boekingsresultaat.
Buitenlandse AdministratiesMet UNIT4 Multivers kunt u uw financiële en logistieke administratie(s) conform de Nederlandse of de Belgische wetgeving voeren, met onder andere aangepaste BTW-afhandeling en afhandeling van de ICT-aangifte. De afhandeling van de betalingen kunt u geheel automatisch laten verlopen, wanneer u naast de module abonnementen ook gebruik maakt van de module Incasso.
Import FinancieelIn UNIT4 Multivers kunnen bestanden vanuit andere (financiële) pakketten ingelezen en geconverteerd worden in de volgende formaten: CSV-formaat (comma separated value), puntkomma-gescheiden en met vaste-veldlengte.
Voor veel-gebruikte financiële pakketten (Exact, Grote Beer en King) wordt standaard al een importdefinitie met UNIT4 Multivers meegeleverd. Bestanden in deze formaten kunnen direct in UNIT4 Multivers geïmporteerd worden. Voor éénmalige conversie van gegevens (bij overgang van pakket x naar UNIT4 Multivers) is het niet noodzakelijk de module aan te schaffen. Deze functie is op dat moment namelijk gratis te gebruiken.
- De module import maakt het mogelijk de volgende gegevens te importeren:
- - Stamgegevens van debiteuren en crediteuren
- - Openstaande posten van debiteuren en crediteuren
- - Stamgegevens personen
- - Relaties
- - Grootboekrekeningschema
- - Journaalposten
- - Artikelen
Welke gegevens ingelezen worden, en op welke wijze, is geheel vrij vast te leggen in een zogenaamde importdefinitie.
Import Financieel IIMet de module Import financieel II is het mogelijk om een bepaald type csv-bestanden van een standaard importformaat (Exact E-port) in UNIT4 Multivers te importeren. Het importformaat wordt bij applicaties gebruikt om hun gegevens te exporteren. Zo is het met de module Import Financieel II dus mogelijk om applicaties die gekoppeld zijn middels het E-port bestand, ook te koppelen aan UNIT4 Multivers.
- De volgende administratieve gegevens (bestanden) kunnen worden geïmporteerd:
- - Debiteurengegevens (debitr6)
- - Crediteurengegevens (credit6)
- - Mutaties (Amuta6 / Fmuta6)
Met behulp van ERI (Elektronisch Rekening Informatiebestand) is het mogelijk bankafschriften van meerdere bankrekeningnummers in één keer in te lezen. Vervolgens kunt u de ingelezen mutaties uitsplitsen naar de cliëntadministraties, waar u de mutaties verder moet bewerken om ze door te kunnen boeken naar het desbetreffende bankboek.
Alvorens u gebruik kunt maken van ERI moet u zich bij uw bank aanmelden als een administratiekantoor dat op elektronische wijze rekeninginformatie wil ontvangen van een of meer bankrekeningen. Iedere bank heeft hiervoor haar eigen formulieren en procedures. Verder verlangt de bank van iedere cliënt waarvoor de rekeninginformatie elektronisch naar u verstuurd wordt, een schriftelijke akkoordverklaring.
U kunt gemakkelijk exportbestanden maken ten behoeve van uw debiteurenbeheer bij 'De Lage Landen'. Deze functie is ondergebracht in de module: 'Factoring'. Speciaal voor de exportbestanden naar De Lage Landen kunt u ook werken met ISO-codes van buitenlandse talen.
Offertes
Deze functie is vergelijkbaar met het programma 'Aanmaken opdrachten' en bevat ook een inter¬actieve 'Outlook'-balk waarmee vanuit de offerte rechtstreeks veel informatie opgevraagd kan worden die van belang is voor de offerte. Denk hierbij aan 'Debiteureninformatie', informatie over voorraad en prijzen maar ook aan de mogelijkheid om een offerte naar een order te promoveren, een order direct aan te maken of de orderhistorie te raadplegen.
Per offerte is het mogelijk een geldigheidsduur en een scoringspercentage vast te leggen. En er kan gewerkt worden met uitgebreide kop- en voetteksten, waarmee een offerte gepersonaliseerd kan worden.
Om het offerteproces verder te optimaliseren kan de module Offertes gecombineerd worden met de volgende modules:
- De module Management-assistent voor het opvolgen van offertes In deze module kunnen offertes en de opvolging ervan uitgebreid gevolgd worden aan de hand van bijvoorbeeld een selectielijst
- De module Vaste orders/offertes om te kunnen werken met zogenaamde offertesjablonen
- module Relatiebeheer voor het opvolgen van offertes
De module UNIT4 Multivers Verkoop is speciaal ontwikkeld voor handelsbedrijven die het maximale willen halen uit hun verkoopadministratie. Dit is direct te zien aan de manier waarop de module is opgezet. In één scherm hebt u namelijk alle functionaliteit onder handbereik. Niet alleen het orderscherm zoals in het verleden vaak het geval was, maar nu ook alle informatie van de klant, de artikel & orderhistorie, prijzen & kortingen (module) en zelfs de voorraadprognose.
Iedere vraag die u klant stelt, iedere vraag die bij u op komt, kunt u dus snel en doeltreffend beantwoorden. U kunt de klant maximaal informeren en adviseren. Deze manier van werken verhoogt de servicegraad van uw organisatie, draagt bij in hogere scoringskansen, additionele omzet en vooral tevreden klanten.
Zodra de order is ingevoerd kunt u direct het logistieke proces in gang zetten. Standaard kunt u de magazijnmedewerkers aansturen met overzichtelijke pakbonnen. Zodra de goederen zijn verzameld kan de magazijnbon worden afgemeld waarbij u nog diverse mogelijkheden hebt om aanvullende regels aan de order toe te voegen (handlingskosten, vervangende artikelen enz...). Op dit moment bepaalt u tevens of u van de goederen die u (nog) niet kunt leveren een backorder wilt creëren.
Van de te leveren goederen kan vervolgens een pakbon geproduceerd worden die samen met de goederen naar het juiste afleveradres wordt verstuurd. De pakbon is tevens de basis voor de factuur die gemaakt wordt op basis van de levering.
U kunt ook spoedorders in één programma invoeren én afhandelen. Een klant kan de goederen direct voorzien van factuur meenemen. Dit is mogelijk met 'Baliefacturering'.
Speciaal voor bedrijven met klanten die veelal het zelfde bestellen is de module Vaste Orders ontwikkeld. Deze module geeft u extra functionaliteit in combinatie met de module Factuuropdrachten en/of de module Verkoop.
Per klant kunt u het gehele assortiment dus vooraf vastleggen. De vastlegging vindt plaats in het programma waar u normaal de order ingeeft. U kunt dus direct aan de slag en voorkomt dubbele handelingen.
Bij de vastlegging van de vaste order geeft u slechts op wat er bekend is. Zo kunt u het veld 'aantal' dus leeglaten (u weet nog niet hoeveel de klant zal bestellen) of juist vullen (als de klant altijd vaste hoeveelheden wil afnemen). U bepaalt dus hoe de vaste order is opgebouwd en kunt tevens aan de order een frequentie koppelen. Deze frequentie kan handig zijn als u met de module Management-assistent werkt. De assistent zal u dan tijdig melden dat de vaste order weer moet worden uitgevoerd.
Met de module voorraad- en bestelregistratie kunt op eenvoudige en effectieve wijze de voorraad bijhouden en bestellingen plaatsen. Nooit meer bijhouden of er nog wel genoeg voorraad aanwezig is en gemakkelijk en snel wijzigen van de prijzen van artikelen zijn slechts enkele van de voordelen van deze module.
De voorraadgegevens per artikel en de gegevens voor de bestelling zijn volledig geïntegreerd in UNIT4 Multivers. Omschrijvingen zijn in meerdere talen mogelijk. Deze module is leverbaar als uitbreiding op de module UNIT4 Multivers Facturering.
UNIT4 Multivers Facturering krijgt door toevoeging van de module Voorraad- & Bestelregistratie een extra dimensie. Zodra namelijk een factuuropdracht wordt ingevoerd, worden de artikelen al in de voorraad in een van de magazijnen gereserveerd. Bij de verwerking van de factuur wordt de voorraad automatisch per artikel bijgewerkt.
Natuurlijk bevat ook deze module uitgebreide informatie en uitvoerige overzichten waarvoor u zelf de criteria kunt opgeven. UNIT4 Multivers geeft u op ieder moment inzicht in de juiste voorraadsituatie.
De module Samengestelde artikelen van UNIT4 Multivers biedt u de mogelijkheid uw logistieke processen nog beter te stroomlijnen. Door vooraf een samenstelling vast te leggen, en hiervan de componenten en daarbij behorende prijzen vast te leggen, kunt u in de loop van het verkoopproces heel gemakkelijk zelf samenstellingen aanmaken op basis van bestaande artikelen. Deze artikelen blijven daarnaast ook los leverbaar.
U kunt voor een samengesteld artikel een verkoopprijs vastleggen die afwijkt van de verkoopprijzen van de componenten. U kunt dus voor een complete set een andere prijs rekenen dan wanneer u de componenten los verkoopt. Bij het aanmaken van een verkooporder zal UNIT4 Multivers per component een controle op de beschikbare voorraad uitvoeren en dit direct melden.
De module Samengestelde artikelen geeft u als gebruiker van UNIT4 Multivers daarnaast nog de mogelijkheid om assemblage-artikelen aan te kunnen maken die u kunt opnemen in een assemblage proces. Op deze manier kunt u een assemblage-artikel omzetten naar een voorraadartikel, waarbij de componenten opgaan in het nieuwe artikel.
De module Prijzen & Kortingen wordt geleverd als aanvullende module bij de module Verkoop. Middels deze module bent u in staat om werkelijk iedere prijsafspraak vast te leggen.
- U kunt de prijs- en/of kortingsafspraken verdelen in de volgende onderdelen:
- - Per debiteur
- - Per kortinggroep (t.b.v. afspraken voor een groep artikelen)
- - Per prijslijst (t.b.v. afspraken voor een groep klanten)
- - Per artikel
Uiteraard kunt u de afspraken tevens vastleggen in zogenaamde artikelstaffels. Zodra een klant dus meerdere artikelen bestelt van het zelfde artikel dan kan de prijs hierop worden aangepast.
De prijsafspraken komen tot uiting in de module Verkoop waar tijdens de orderingave intelligent gezocht wordt naar de laagste prijs voor de klant (op basis van de voor hem geldende prijsafspraken). Hierbij zijn het artikel, het aantal en de datum natuurlijk bepalend voor de juiste prijs.
Met abonnementen kunt u een regelmatig terugkerende reeks soortgelijke facturen genereren op een door u ingesteld factuurmoment. Dit geldt met name voor abonnementen, (onderhouds)contracten, lidmaatschappen of bijvoorbeeld huurovereenkomsten.
Door het verwerkingsproces is de module snel en efficiënt. In combinatie met de Management-assistent kunt u met een druk op de knop op het juiste moment de juiste facturen versturen naar uw klanten.
De afhandeling van de betalingen kunt u geheel automatisch laten verlopen, wanneer u naast de module Abonnementen ook gebruik maakt van de module Incasso.
- - U kunt werken met abonnementsoorten (bijvoorbeeld tuinonderhoud, jaarlijks onderhoud of een bepaald magazine).
- - Algemene gegevens worden per soort vastgelegd (interval van facturatie, factuurteksten, een artikel (tekstregel) en de omzetrekeningen).
- - Per klant legt u specifieke afspraken vast in een abonnement (prijzen, specifieke factuurteksten, begin- en einddata, betalingscondities en bijvoorbeeld een kostenplaats of dossier).
- - Via de Management-assistent wordt u precies op de hoogte gehouden wanneer u bepaalde abonnementen moet factureren. U bent dus altijd op tijd!
- - Met 'Verzamelfacturering' kunt u desgewenst abonnementfacturen verzamelen.
- - Met de module Incasso kunt u besparen op de kosten voor uw debiteurenbeheer.
De module Projecten geeft u verschillende instrumenten in handen om efficiënt uw projectadministratie te voeren. Vanzelfsprekend is hierbij rekening gehouden met de aanwezige processen en mogelijke inrichtingen van uw organisatie, zodat u deze module snel kunt implementeren en uw projectmatige bedrijfsprocessen gemakkelijk onder kunt brengen in uw administratie.
Bovendien kunt u ook vanuit de module Urenregistratie van UNIT4 Multivers uren van uw werknemers boeken op een project en opnemen in de rapportage. Ook kunt u de kostprijs per medewerker en de kostprijs per uurtarief registreren. Zo weet u nog beter welke kosten uw medewerkers met zich meebrengen en welke opbrengsten hier tegenover staan.
Functies als 'Nacalulatie', 'Onderhanden werk', 'Projectbegroting', 'Materiaaluitgifte' en 'Factuuradviezen', zijn vanzelfsprekend ook aanwezig in de module UNIT4 Multivers Projecten.
De module Urenregistratie biedt u de mogelijkheid een geïntegreerd systeem op te zetten voor de urenverantwoording van uw (tijdelijke) werknemers. Maar met deze innovatieve module kunt u meer dan alleen uren invoeren, fiatteren en factureren. Door de doordachte opzet is de module eenvoudig in het gebruik en biedt deze veelzijdige en uitgebreide mogelijkheden voor informatie en rapportage.
Nadat de basisgegevens vastgelegd zijn, kunnen uw werknemers de bestede uren bijzonder eenvoudig vastleggen in UNIT4 Multivers. Veel van de benodigde gegevens zullen namelijk door de software worden voorgesteld. Voordat facturatie van de uren naar de klant daadwerkelijk plaatsvindt, worden alle uren gecontroleerd. Zo weet u zeker dat uw werknemers niet te veel of te weinig uren aan de klant in rekening brengen. Daarnaast biedt de module natuurlijk ook de mogelijkheid om de uren door iemand anders binnen uw organisatie te laten invoeren.